Przestrzeń potrzebna dla uczestnika konferencji w sali konferencyjnej zależy od rodzaju wydarzenia, układu miejsc oraz dodatkowego sprzętu. W praktyce jednak istnieją pewne ogólne wytyczne dotyczące powierzchni na osobę w salach konferencyjnych. Oto kilka podstawowych kryteriów:
- Układ teatralny: Gdy krzesła są ustawione w rzędach skierowanych w stronę mównicy, zwykle przewiduje się od 0,5 do 0,8 m² na osobę.
- Układ klasztorny (szkolny): Gdy uczestnicy siedzą przy prostokątnych stołach skierowanych w stronę mównicy, przewiduje się około 1,2 do 1,5 m² na osobę.
- Układ konferencyjny: Gdy uczestnicy siedzą wokół jednego dużego stołu lub zestawu stołów ustawionych w kształcie litery “U”, przewiduje się od 1,5 do 2 m² na osobę.
- Układ koktajlowy/bankietowy: Dla luźno rozmieszczonych stołów i krzeseł w przestrzeni, gdzie uczestnicy mogą swobodnie poruszać się w trakcie spotkania, przewiduje się około 1,5 do 2 m² na osobę.
- Układ warsztatowy: Dla grup pracujących w mniejszych zespołach przy osobnych stołach, przewiduje się od 2 do 2,5 m² na osobę.
Oczywiście te wartości są orientacyjne i mogą różnić się w zależności od konkretnych potrzeb i wymagań organizatora. Warto również uwzględnić dodatkową przestrzeń na sprzęt AV, scenę, strefę rejestrującą, strefę cateringową czy miejsce na materiały konferencyjne.
Dlatego, jeśli planujesz zorganizować konferencję, warto skonsultować się z zarządcą sali lub specjalistą ds. planowania wydarzeń, aby uzyskać dokładne informacje dotyczące wymagań przestrzennych.
